Estamos buscando un asistente personal versátil y altamente organizado para realizar tareas administrativas personalizadas para la alta dirección. En este rol, será responsable de programar reuniones, tomar notas y manejar la correspondencia en nombre de los gerentes. También es posible que deba hacer arreglos de viaje y ayudar con otras tareas cuando sea necesario.
Para asegurar el éxito como asistente personal, debe exhibir excelentes habilidades de organización y experiencia demostrable en un puesto de secretaria. Los asistentes personales expertos son intuitivos para las necesidades de los gerentes y trabajan de manera autónoma para brindar apoyo administrativo personalizado.
▶️ Responsabilidades del asistente personal:
- Reportando a la alta dirección y realizando tareas de secretaría y administración.
- Mecanografía, formateo y edición de informes, documentos y presentaciones.
- Introducir datos, mantener bases de datos y llevar registros.
- Servir de enlace con los departamentos internos, contestar llamadas y hacer arreglos de viaje.
- Gestión de la correspondencia interna y externa en nombre de la alta dirección.
- Programar citas, mantener un calendario de eventos y enviar recordatorios.
- Copiar, escanear y enviar documentos por fax, así como tomar notas.
- Preparar las instalaciones para los eventos programados y organizar refrigerios, si es necesario.
- Realizar pedidos de material de oficina y repuestos, así como gestionar los servicios de correo y mensajería.
- Observar las mejores prácticas comerciales y la etiqueta.
▶️ Requisitos de asistente personal:
- Diploma de escuela secundaria o GED.
- Certificación en labores de secretariado, administración de oficina, o capacitación relacionada.
- 1-2 años de experiencia como asistente personal sería ventajoso.
- Amplia experiencia en la creación de documentos y hojas de cálculo, utilizando software de oficina como MS Word, Excel y PowerPoint.
- Habilidades avanzadas de mecanografía, toma de notas, mantenimiento de registros y organización.
- Capacidad para gestionar la correspondencia interna y externa.
Conocimientos prácticos de impresoras, fotocopiadoras, escáneres y máquinas de fax.
- Competencia en el software de programación de citas como MS - Outlook, así como en el desvío de llamadas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Habilidades interpersonales excepcionales.